Privacy beleid

 

Privacy Beleid

 

(vastgesteld tijdens de bestuursvergadering van de AMAK op 12 juli 2018)

 

 

De Akersloter Marathon Klub (hierna genoemd deAMAK) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit Privacy Beleidstuk willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De AMAK houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy Beleidstuk;
  •  Verwerken van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Om uw uitdrukkelijke toestemming vragen als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als AMAK zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy Beleid, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van leden, klanten of leveranciers
Persoonsgegevens van leden, klanten of leveranciers worden door de AMAK verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinden, waaronder de financiële en secretariële werkzaamheden voor de AMAK;
  • Ledenadministratie AMAK;
  • Communicatie, evenementen, festiviteiten, trainingsactiviteiten, opdrachten en/of uitnodigingen van de AMAK.
  • Uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Het overeengekomen lidmaatschap, danwel de overeengekomen opdracht;

Voor de bovenstaande doelstelling kan AMAK de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voorletters;
  • Tussenvoegsel;             
  • Achternaam;
  • (Zakelijk) Telefoonnummer;
  • (Zakelijk) E-mailadres;
  • Adres;
  • Postcode;
  • IBAN nummer;
  • Geslacht;
  • Geboortedatum.

Uw persoonsgegevens worden door de AMAK opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.De AMAK maakt momenteel geen gebruik van een derde partij. Mocht dit in de toekomst wel het geval zijn dan zullen wij met die partij een verwerkersovereenkomst afsluiten. Met deze partij (verwerker) maken wij hierin de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uverstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Bijvoorbeeld indien de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hiervoor schriftelijk toestemming geeft.

Buiten de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien hiervoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn
De AMAK bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Fiscale bewaartermijn/boekhouding:
De fiscale gegevens worden 7 jaar bewaard. Onder de fiscale gegevens wordt verstaan:

  • het grootboek
  • de debiteuren- en crediteurenadministratie

Klantgegevens
De klantgegevens, waaronder gegevens over afnemers en leveranciers, communicatiebestanden en klachten worden tot 5 jaar na het einde van de overeenkomst bewaard. Op verzoek kan de bewaartermijn verkort worden tot 2 jaar na einde overeenkomst.

Leden
Ledeninformatie en informatie van donateurs wordt tot maximaal 2 jaar na einde lidmaatschap bewaard. Wel kunnen de daarvoor noodzakelijke persoonsgegevens in het oud-ledenarchief worden opgenomen. Indien een lid vrijwilliger blijft bij de club of als lid van verdienste of erelid is benoemd, blijft de noodzakelijke ledeninformatie in het archief onbeperkt bewaard.

Informatie van deelnemers van een loopevenement wordt maximaal 2 jaar bewaard. Alleen de hoofdnoodzakelijke persoonsinformatie van leden die een bijzondere prestatie hebben verricht wordt ook voor onbepaalde termijn bewaard.

Incidentele afwijkingen van de bewaartermijn
In individuele gevallen kan, indien nodig worden afgeweken van de gestelde bewaartermijn. Denk hierbij aan:

  • Klachten: de bewaartermijn is dan 2 jaar na afhandeling van de klacht.
  • Juridische procedures: de bewaartermijn is dan 2 jaar na afhandeling van de procedure;
  • Bij andere gerechtvaardigde belangen mits het doel verenigbaar is met het doel waarvoor de persoonsgegevens zijn verkregen én voor zover de belangen van betrokkene niet prevaleren.

Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens de AMAK van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen
Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op.

Contactgegevens:
Sandra Eriks-Mynett, voorzitter.
Email: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Onze sponsors